Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

ChatAgent is een product aangeboden door Xander Hubert, gevestigd in België. Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van je persoonsgegevens kan je contact opnemen via support@chatagent.be.

2. Welke gegevens verwerken we?

We verwerken verschillende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van je relatie tot ChatAgent:

2.1 Klanten (bedrijven die ChatAgent afnemen)

• Naam en e-mailadres (opgegeven bij registratie)
• Bedrijfsnaam en type
• Betalingsgegevens (verwerkt via Stripe — ChatAgent slaat geen betaalkaartgegevens op)
• Inloggegevens (sessietokens, optioneel wachtwoordhash)
• Chatbotconfiguratie (bedrijfsinformatie, instellingen)

2.2 Websitebezoekers van klanten

• Chatgesprekken (inclusief eventueel vrijwillig gedeelde naam, telefoon, e-mail)
• Sessie-ID (anoniem gegenereerde identifier per chatgesprek)
• Tijdstempel van berichten

3. Doeleinden en rechtsgrond

Doel	Rechtsgrond (GDPR)
Levering van de ChatAgent-dienst	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b)
Facturatie en betalingsverwerking	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b)
E-mailcommunicatie (welkomstmail, leads)	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b)
Opslaan van chatgesprekken voor de klant	Gerechtvaardigd belang van de klant (art. 6.1.f)
Verbetering van de dienst	Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f)
Naleving van wettelijke verplichtingen	Wettelijke verplichting (art. 6.1.c)

4. Bewaarperiode

• Chatgesprekken: bewaard zolang het klantaccount actief is, of tot de klant ze verwijdert via het portaal.
• Leads (contactgegevens van websitebezoekers): bewaard in het klantportaal tot de klant ze verwijdert.
• Klantgegevens: bewaard zolang het abonnement loopt + 1 jaar voor boekhoudkundige verplichtingen.
• Betalingsdata: Stripe bewaart betalingshistoriek conform hun eigen bewaarbeleid (doorgaans 7 jaar voor boekhoudkundige verplichtingen).

5. Doorgifte aan derden

We werken met de volgende verwerkers:

Verwerker	Doel	Land
Cloudflare, Inc.	Hosting, AI-inferentie, CDN, D1-database	VS (adequaatheidsbesluit + SCCs)
Stripe, Inc.	Betalingsverwerking, abonnementsbeheer	VS (adequaatheidsbesluit + SCCs)
Resend, Inc.	Transactionele e-mails	VS (SCCs)

We verkopen nooit persoonsgegevens aan derden. Gegevens worden enkel gedeeld met bovenstaande verwerkers voor de uitvoering van de dienst.

6. Jouw rechten

Als betrokkene heb je onder de GDPR de volgende rechten:

• Inzage: je kan opvragen welke gegevens we over je bewaren.
• Rectificatie: je kan onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering ("recht op vergetelheid"): je kan vragen om verwijdering van je gegevens. Klanten kunnen hun volledige account (inclusief alle gesprekken en leads) verwijderen via het portaal onder Abonnement → Gegevens verwijderen.
• Beperking van verwerking: je kan in bepaalde gevallen vragen om de verwerking te beperken.
• Overdraagbaarheid: je kan je gegevens in een leesbaar formaat opvragen.
• Bezwaar: je kan bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Stuur je verzoek naar support@chatagent.be. We reageren binnen 30 kalenderdagen.

7. Cookies

ChatAgent gebruikt enkel functionele cookies (sessiecookies voor portaalinlog). Er worden geen tracking- of advertentiecookies gebruikt. De chatwidget op je website plaatst geen cookies bij bezoekers.

8. Beveiliging

Alle communicatie verloopt via HTTPS/TLS. Wachtwoorden worden opgeslagen als PBKDF2-hash met salt (100.000 iteraties). Sessietokens zijn random UUIDs. Toegang tot de database is beperkt tot de Cloudflare Worker met correcte credentials.

9. Klachten

Als je niet tevreden bent met de manier waarop we met je gegevens omgaan, heb je het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we klanten via e-mail. De datum bovenaan dit document geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.